Pour les nouveaux employés, au cours des premières semaines d’un nouvel emploi, il y a beaucoup de choses qu’un nouveau venu doit savoir, ce qui peut être assez accablant.
En organisant un séminaire d’intégration sur-mesure pour les nouveaux employés, vous leur permettrez de se sentir plus à l’aise dans leur nouvel environnement et d’avoir une meilleure compréhension de votre entreprise et des attentes de leur rôle à l’avenir. Voici comment bien procéder.
Préparer une check-list pour le séminaire d’intégration
Il s’agit d’avoir un document qui décrit les étapes préalables à la prise de fonction (le poste de travail, etc.), au premier jour (explication des logiciels, etc.) et à la première semaine (présentation générale de l’organisation, etc.).
Il n’est pas nécessaire que le séminaire soit aussi long, mais il est conseillé d’avoir au moins une forme de check-list qui couvre les éléments de base du processus d’accueil des nouveaux employés. Vous pouvez inclure des éléments comme :
- la présentation du chef d’équipe ou du responsable direct ;
- les normes de performance et les attentes des nouveaux employés ;
- les horaires de travail ;
- la présentation des membres de l’équipe ;
- les rôles et les responsabilités de l’équipe ;
- l’organigramme ;
- la disposition des bureaux ;
- les questions de sécurité et l’accès aux locaux de l’entreprise ;
- les procédures de sécurité.
Identifier le contenu clé du séminaire
Lorsque vous organisez un séminaire d’intégration pour la première fois, il est utile de répondre à trois questions clés pour identifier le contenu essentiel requis :
- que doit savoir une nouvelle personne pour être efficace dans son rôle au sein de l’organisation ?
- De quel soutien et de quelles informations le nouvel employé a-t-il besoin pour s’intégrer confortablement dans la culture de l’entreprise ? Par exemple, quelles sont les personnes à rencontrer pour obtenir de l’aide et du soutien ? En outre, réfléchissez à la meilleure approche pour comprendre les valeurs fondamentales de l’organisation et son mode de fonctionnement.
- Qu’est-ce que je veux que la nouvelle personne accomplisse, disons, au cours de ses trois premiers mois ? Par exemple, quels sont les principaux objectifs ou buts ?
Préparer un paquet de bienvenue
Un « paquet de bienvenue » doit être remis aux nouveaux employés pendant ou après le séminaire d’intégration. Il doit contenir un manuel de l’employé et des informations sur l’histoire de l’entreprise, sa structure organisationnelle, ses politiques, ses valeurs et ses missions.
Il peut aussi être l’un des premiers outils dont disposent les nouveaux salariés pour se familiariser avec la culture et les politiques de la société, qu’il s’agisse de l’utilisation d’Internet, du code vestimentaire autorisé, de la prévention des conflits d’intérêts, etc. Un code de conduite est également important pour toutes les organisations et fait en général partie des documents d’orientation.
Une fois le séminaire terminé, organisez des réunions régulières avec les nouveaux employés pour vérifier comment ils se portent. Donnez-leur la possibilité de faire part de leurs préoccupations et d’en discuter en toute confidentialité.
