Pourquoi l’utilisation de documents PDF est-elle plus sûre pour les entreprises et les particuliers ?

Pourquoi l'utilisation de documents PDF est-elle plus sûre pour les entreprises et les particuliers ?

Les documents PDF sont en train de devenir la nouvelle norme pour les documents d’affaires, surtout lorsqu’il s’agit d’envoyer des informations sensibles. Par exemple, imaginez que vous êtes un agent immobilier qui fait visiter une maison à un client et que vous voulez lui envoyer des programmes ou des photos des pièces. Au lieu d’imprimer une vingtaine de pages, ou plus, au format Word et de vous inquiéter ensuite de savoir s’ils peuvent les lire correctement sur leur imprimante, pourquoi ne pas leur envoyer un e-mail contenant des liens vers des fichiers PDF ? Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de protéger toutes les informations des regards indiscrets, car elles resteront sur votre ordinateur plutôt que sur le leur.

Les PDF permettent de restreindre la copie et l’édition

Lorsque vous utilisez un document PDF, vous pouvez définir des restrictions sur la copie et l’édition. Cela signifie que si quelqu’un essaie de copier ou de modifier une section de texte dans le document, il ne pourra pas y parvenir. Vous pouvez également empêcher les gens d’imprimer des sections spécifiques de votre document en plaçant aussi des restrictions sur l’impression. Et si vous vous demandez comment fusionner vos PDF avec des restrictions, cela reste possible. Les documents fusionnés garderont leurs restrictions, sur la copie comme sur l’édition  !

Si vous voulez encore plus de contrôle sur la façon dont les autres utilisent vos documents et sur la façon dont ils interagissent avec eux, l’ajout de fonctionnalités de sécurité, telles que les mots de passe ou le cryptage, vous aidera à protéger votre contenu des regards indiscrets.

Les documents PDF peuvent être protégés par un mot de passe

Les documents PDF protégés par mot de passe sont plus sûrs que les autres types de documents. Vous pouvez mettre en place un système de récupération du mot de passe, qui vous permettra d’accéder au fichier en cas d’oubli de ce mot de passe, ou utiliser un gestionnaire de mots de passe pour aider à vous en souvenir. Les gestionnaires de mots de passe peuvent également être utilisés lors de la création de nouveaux mots de passe. Ils génèrent des combinaisons aléatoires de lettres et de chiffres qui sont plus difficiles à deviner pour les pirates ou les cybercriminels que des mots faciles comme « mot de passe » ou « 123456 ».

Les documents PDF sont indépendants de la plate-forme

Les documents PDF sont indépendants de la plate-forme. Cela signifie que vous pouvez ouvrir un PDF sur n’importe quel appareil, y compris les appareils mobiles, et le visualiser à l’aide du lecteur intégré ou de toute autre application.

C’est important car cela permet à votre entreprise de s’assurer plus facilement que ses employés ont accès à tous leurs fichiers, quel que soit leur lieu de travail ou de résidence. Vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de compatibilité lorsque vous envoyez des documents d’entreprise par courriel ou via des services de stockage en nuage comme Dropbox ou Box, car il y a presque toujours une application disponible pour visualiser les PDF.

Un autre avantage de l’utilisation des PDF, par rapport aux autres formats, est qu’ils sont facilement convertibles en d’autres formats tels que les documents Word (.docx), les feuilles de calcul Excel (.xlsx) ou les présentations PowerPoint (.pptx). Cela signifie que si quelqu’un vous envoie une pièce jointe avec l’un de ces types de fichiers mais qu’il ne dispose pas lui-même des droits d’accès, il suffit de les convertir en quelque chose de lisible par vous-même !

Un format cohérent avec leur édition ou leur visualisation

L’une des raisons les plus importantes pour lesquelles les documents PDF sont plus sûrs que les autres formats est qu’ils ont un format établi cohérent avec leur édition ou leur consultation. Vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de formatage lorsque vous travaillez sur un document, car il sera le même pour toutes les personnes qui le consulteront.

Le format reste également le même quel que soit le périphérique que vous utilisez, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Cela facilite grandement le partage de documents, car il n’est pas nécessaire que les personnes utilisant des appareils différents les uns des autres – ou même au sein de votre propre organisation – ajustent leurs paramètres avant d’ouvrir les documents envoyés par courriel ou par un autre moyen comme Dropbox. En fait, si vous envoyez plusieurs copies à la fois (par exemple : envoyer une copie à chaque personne), alors chaque destinataire verrait exactement ce que les autres ont vu en ouvrant leur propre copie de votre fichier PDF !

Les documents PDF sont mieux compressés, occupent donc moins d’espace, ce qui les rend également plus sûrs

La compression est le processus qui consiste à réduire la taille d’un fichier, réduisant ainsi l’espace de stockage qu’il occupe. Ceci est particulièrement utile pour les documents PDF car ils sont utilisés pour partager de grandes quantités d’informations avec d’autres personnes. La compression d’un document facilite son envoi par courriel ou son téléchargement sur des sites Web, mais elle limite également le risque que des pirates puissent accéder à vos données personnelles.

La raison pour laquelle la compression fonctionne si bien avec les PDF est qu’ils sont déjà compressés lorsque vous les créez – le format a été conçu spécifiquement pour que les utilisateurs n’aient pas à se soucier de perdre de la qualité tout en économisant de l’espace (et donc de l’argent). Lorsque vous ouvrez un fichier existant, il vous suffit de cliquer sur « Enregistrer sous » et de choisir « Compressé (*cbr) ». Cela convertira votre version non compressée en une version où chaque caractère a été considérablement réduit sans pour autant sacrifier sa lisibilité ou son utilité !

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les documents PDF sont meilleurs que Word ou d’autres formats. Ils sont plus sûrs car ils peuvent être protégés par un mot de passe et leur modification peut être limitée. Le format est cohérent sur toutes les plateformes, les utilisateurs n’ont donc pas à s’inquiéter de problèmes de compatibilité lorsqu’ils modifient ou consultent leurs fichiers. La compression des fichiers PDF les rend plus petits, ce qui signifie qu’il faut moins d’espace de données sur votre ordinateur ou votre téléphone.