Entre le renouvellement des postes de travail, les licences des logiciels et les consommables pour l’impression, le budget IT d’une PME génère en moyenne entre un quart et un tiers de dépenses que l’on pourrait supprimer sans toucher à la qualité du service.
Un dirigeant de PME connaît rarement le vrai coût de son parc informatique. Il dispose certes du budget total, mais il n’a aucune idée des prix de chacun des outils. Il y a des licences logicielles que plus personne n’utilise ou du matériel surdimensionné par rapport aux besoins des équipes. Des contrats de maintenance jamais renégociés sont au rendez-vous et même une imprimante tourne avec des cartouches de marque dont le prix au litre dépasse celui de la plupart des parfums de luxe.
Impression et consommables, le poste que tout le monde oublie
Le coût réel d’une page imprimée dépasse largement ce que la plupart des dirigeants imaginent. En comptant le papier, l’encre, la maintenance ainsi que l’amortissement de la machine, une page noir et blanc revient entre 0,025 et 0,07 euro. Une page en couleur grimpe entre 0,06 et 0,125 euro. Le fait de passer à des cartouches d’encre pas chères compatibles plutôt que des cartouches de marque est susceptible de réduire la facture d’impression de 60 à 75 %.
Le rendement en nombre de pages est identique. Les formats XL, qui contiennent davantage d’encre, ajoutent encore 30 à 55 % de baisse sur le coût par page. En réglant l’impression par défaut en mode standard plutôt qu’en haute qualité, vous économisez 30 à 50 % de consommation. Pour une PME qui imprime plusieurs milliers de pages par mois, l’économie peut être significative.
Certaines entreprises ont bien compris l’importance de passer par un site spécialisé comme France Toner pour réduire les coûts sans rogner sur la qualité. Ce site propose une alternative économique et fiable pour l’achat de cartouches et toners en ligne : cartouches 100% compatibles avec les imprimantes de toutes les marques, garantie de deux ans, et le meilleur rapport qualité/prix pour l’achat de consommables d’impression.
Le matériel reconditionné et l’extension de garantie
Généralement, on a le réflexe d’acheter lorsqu’on renouvelle un appareil. Pourtant, un ordinateur professionnel reconditionné de grade A revient souvent à la moitié du prix d’un appareil neuf, parfois même moins. Les performances conviennent à la très grande majorité des usages bureautiques.
L’argument RSE pèse aussi de plus en plus dans les appels d’offres et l’image de marque de l’entreprise. Pour les machines que vous achetez neuves, la garantie constructeur étendue à 3 ou 5 ans protège contre les pannes qui arrivent toujours au pire moment. N’oubliez pas qu’avec la hausse des prix des composants, si vous remplacez une carte mère hors garantie, vous dépenserez parfois autant qu’un poste reconditionné.
Étaler les renouvellements et réduire les fournisseurs
Si vous remplacez l’ensemble du parc en une fois, vous faites un trou dans la trésorerie. Il faut alors échelonner les renouvellements sur deux ou trois ans afin de lisser les dépenses. Le budget IT sera alors beaucoup plus prévisible.
- En allongeant la durée de vie des machines de 3 à 5 ans, quand leur état le permet, vous repoussez les investissements sans compromettre la productivité.
- Du côté des fournisseurs, beaucoup de PME travaillent avec plusieurs prestataires qui proposent les mêmes services.
- Alors, regroupez les achats auprès de deux ou trois interlocuteurs. Vous pourrez négocier plus facilement.
Contrairement aux idées reçues, les économies ne proviennent pas d’un grand plan stratégique. Il suffit de multiplier les bonnes décisions.
