Les dossiers et documents numériques détenus par les organisations appellent à de nouvelles façons de faire en matière de gestion documentaire. On vous initie ici aux méthodes et aux outils propres à cet exercice. Désormais, il semble que l’élément clé de la transformation numérique se trouve dans les nouvelles techniques de gestion électronique des documents. C’est un enjeu majeur pour les entreprises.
Les outils utiles à la gestion des documents numériques
Il y a ce que l’on appelle une GED qui est la gestion électronique des documents. C’est un système informatique destiné à la gestion des documents numériques. Vous pouvez l’intégrer à un logiciel d’entreprise. Il est souvent disponible sous forme d’applications pour smartphones et tablettes. Il permet alors la numérisation de dossiers papier, mais également la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. C’est un outil parfait pour la gestion quotidienne de vos documents et données pour la conduite des affaires. Par exemple, les factures fournisseurs ou clients, les dossiers patients et les dossiers du personnel, etc.
Pour ce faire, vous aurez besoin d’utiliser quelques outils et fonctionnalités. Cela permet notamment de gérer toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique. Pour commencer, il y a la création ou acquisition du document qui est appelé numérisation. Il concerne les dossiers au format papier qu’il faut numériser. Il faut préciser que ce n’est pas un simple scan, mais bien une numérisation. Votre document doit donc être transformé en document numérique via un logiciel OCR.
Il existe des logiciels de gestion dédiés à cette pratique. Tel est le cas par exemple des programmes collaboratifs numériques en ligne qui permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux informations selon les règles prédéfinies par l’entreprise. Ces logiciels sont à votre disposition en mode Saas ou via un serveur local dédié. Par exemple, il y a le logiciel OCR ou le logiciel de reconnaissance optique de caractères.
Pourquoi opter pour une gestion numérique de vos documents ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une organisation, entreprise et collectivité, doit mettre en place une gestion numérique. L’utilisation d’un système numérique pour gérer ses dossiers et ses informations peut être motivée par des besoins financiers. En effet, le coût lié à la gestion du papier est très important. Vous faites davantage d’économie en optant pour le numérique, et ce, aussi bien en matière d’acquisition que d’archivage et de consultation.
Par ailleurs, les solutions de gestion numérique vous font gagner du temps en automatisant certains processus. Fini les heures passées à chercher des dossiers sans savoir où ils se trouvent. Plus la peine de vous déplacer pour aller récupérer un fichier. Tout sera à portée de clic.
La sécurisation de vos données sera assurée. Vous serez dans la possibilité de paramétrer et choisir les différents droits d’accès selon le type de vos documents. Vous pouvez même mettre des identifiants pour limiter l’accès à certains fichiers.
La dématérialisation des paperasses et des processus métier va aussi favoriser le travail collectif. Grâce à une meilleure gestion des documents au quotidien, les collaborateurs vont gagner ainsi en efficacité et en productivité.
De plus, en appliquant cette méthode de gestion, vous réduisez votre impact environnemental. En effet, la diminution des coûts et de l’utilisation de consommables s’inscrit dans une démarche de développement durable.
Pour finir, la centralisation et le suivi de vos données seront grandement facilités. Toutes vos informations sont alors accessibles en temps réel. Cela va permettre l’uniformisation des pratiques documentaires, mais également de pouvoir gérer les dossiers du début jusqu’à la fin de leur vie.
Comment cette gestion de document numérique fonctionne-t-elle ?
Cette gestion numérique se fait par procédé informatique destiné à administrer tous les documents au sein d’une entreprise. Tout le processus de vie du document est pris en compte. Cela va de la conception à l’archivage en passant par la diffusion. Elle répond à toutes les problématiques de gestion rencontrées durant la vie de votre fichier.
La gestion de vos documents numériques peut se passer en plusieurs étapes :
- Il y a la sauvegarde des dossiers pour que l’utilisateur puisse par la suite faire une recherche en texte intégral ou full texte. Certains documents doivent être conservés pendant plusieurs années pour répondre à des obligations légales. Pour en faciliter l’utilisation, les dossiers doivent être classifiés, référencés et indexés, pour les retrouver facilement.
- Puis il y a le stockage qui est l’indexation et l’organisation du document numérique. Vous pouvez utiliser plusieurs versions pour la sauvegarde de vos dossiers. Choisissez votre système de stockage en fonction de la taille de votre entreprise et donc des documents d’archives que vous devez conserver. Aussi bien les unités de stockages physiques comme les clés USB ou disques durs ou les espaces de stockage en ligne vous garantissent un maximum de sécurité pour la sauvegarde de vos fichiers. Les deux points importants de cette étape sont donc la volumétrie et la sécurité. Il faut choisir le bon système et le bon logiciel en fonction du format que vous souhaitez sauvegarder. En ligne, vous pouvez tout stocker. Pour exploiter ensuite vos PDF, vous pouvez vous servir d’outils pour convertir vos PDF en word.
- Il y a également aussi l’accessibilité qui permet la modification et la diffusion des documents, voire la suppression des documents quand vous estimez qu’ils ont fait leur temps et que vous ne risquez plus d’en faire usage ou que leur suppression ne vous exposera pas à des sanctions juridiques. Il faut un stockage facilement accessible pour une bonne exploitation de vos archives.
Une autre méthode pour l’application de la gestion numérique
Vous pouvez également procéder par étape pour assurer la gestion numérique de vos documents :
- L’identification des besoins et la mise en place de votre cahier des charges
Il est primordial de bien identifier les besoins et de les recenser. Cela vous aidera à établir un cahier des charges bien précis de la solution informatique attendue.
- Quelle solution de gestion utilisée ?
Deuxièmement, vous devez faire le choix d’une solution de gestion. Fiez-vous à votre liste d’exigences pour trouver le système et le programme de gestion idéale, adaptés justement à votre profil, à vos besoins et aux types de documents que vous souhaitez stocker. Cela vous aidera à faire le tri des différents prestataires disponibles sur le marché.
- La mise en œuvre
Pour cela, il faut paramétrer puis former les collaborateurs à l’utilisation du logiciel. L’utilisateur peut se connecter via une interface qui lui donne par la suite l’accès à un outil de recherche afin de trouver des documents numériques. Pour le système de gestion des flux documentaires, votre choix va permettre de décrire et de classer vos dossiers.
Vous pouvez également faire la structure de répertoire et la classification. Cela peut faciliter le classement et le repérage des documents numériques. Il faut alors établir un plan de classification basé sur les activités de l’organisation. Ensuite, procédez de façon claire et explicite pour le choix des noms de dossiers. Après, il faut faire le contrôle des versions, pour empêcher les modifications sur les documents qui ont atteint leur format définitif.
Enfin, pour la sécurité de vos fichiers, il est conseillé d’organiser des procédures de sauvegarde du système informatique. Les supports doivent être clairement identifiés avec le nom du service.
