Fluidifier les cycles de vente est un enjeu capital pour toute entreprise qui a compris la nécessité d’accélérer la conversion des prospects en clients, de réduire les délais de paiement et d’améliorer la trésorerie. Or, il n’est pas rare que les outils se multiplient et qu’il faille faire de nombreux allers-retours entre diverses plateformes pour créer un devis, envoyer une facture, ou collecter un paiement. Une organisation coûteuse en temps, qui favorise les erreurs humaines et casse l’expérience client.
Pourtant, il existe des alternatives différentes aujourd’hui et les plateformes modernes offrent des possibilités de centralisation, d’automatisation et de monitoring très avancées. Des écosystèmes complets qui optimisent les processus en profondeur, simplifient le quotidien des équipes, boostent les performances, tout en valorisant l’expérience client. Nous vous l’affirmons, est temps d’entrer dans le monde moderne !
Pourquoi optimiser le cycle de vente ?
Avant de penser aux outils, il est essentiel de bien comprendre pourquoi cela compte vraiment et les bénéfices qu’en tirent les équipes, les clients et les dirigeants.
Un cycle de vente mal optimisé, communément c’est :
- Des retards de paiement : les clients perdent du temps à naviguer entre différents systèmes ;
- Des erreurs de facturation : avec des remises ou des taux de taxes oubliés ;
- Une visibilité réduite sur la trésorerie : complexifiant les prévisions financières ;
- Une expérience client dégradée : le client doit commencer par accepter un devis, avant de procéder au paiement ailleurs.
L’automatisation est l’une des clés principales de réduction du cycle de vente. De la même manière, un traitement fluide des paiements augmente notablement la conversion des devis.
HubSpot : une plateforme unifiée pour devis, facturation et paiements
HubSpot est une plateforme qu’il serait regrettable de négliger. Bien loin de n’être qu’un CRM de suivi des contacts, c’est un écosystème complet, qui couvre l’ensemble du cycle commercial, du premier contact, jusqu’au paiement final.
Parmi les différents modules intégrés, le Commerce Hub est un allié pour la gestion commerciale pure :
- Création de devis personnalisés ;
- Emission et suivi de factures ;
- Collecte des paiements (y compris les paiements récurrents et les abonnements).
Pensée pour simplifier le quotidien et optimiser les performances, HubSpot a même fait le choix de proposer de créer un compte gratuit, permettant d’explorer les fonctionnalités et leurs bénéfices avant de passer à des plans plus élaborés.
Devis : personnalisation, rapidité, signatures et paiements
Créer des devis qui convertissent plus rapidement
Le générateur de devis développé par HubSpot permet de :
- Générer des propositions commerciales en quelques minutes ;
- Utiliser des modèles à l’image de votre marque ;
- Intégrer automatiquement les données clients et produits directement depuis le CRM.
Et notre petite astuce de pro : il est possible de combiner les devis avec des workflows automatisés. Ainsi, vous pouvez par exemple déclencher l’envoi d’un devis dès qu’une opportunité atteint un certain stade dans le pipeline. Et si rien ne se passe, envoyez des rappels automatiques !
Collecte de signature et de paiement directement sur le devis
Depuis la plateforme, vous pouvez choisir de permettre aux prospects de signer électroniquement un devis et de payer directement à partir du lien fourni, sans avoir à passer par un système externe. Une alternative qui réduit les frictions et accélère la conversion. Les échanges d’emails sont réduits, la signature est plus directe et l’accès au paiement facilité.
Facturation : du devis à la facture sans effort
Le devis est accepté ?! Ne vous arrêtez pas en si bon chemin et simplifiez la facturation. Chaque étape peut être optimisée, voici comment.
Automatisation de la facturation
HubSpot permet de créer des factures professionnelles. Ces dernières incluent les taxes, les remises ou les informations légales. Toute l’étape de création est possible sans quitter la plateforme :
- Conversion du devis en facture en un clic ;
- Ajout ou modification des éléments sans ressaisie d’informations ;
- Hébergement des factures directement dans le domaine, la marque est solidifiée et les informations restent centralisées.
La création est très accessible et rapide :
- Accédez à Commerce, puis Factures dans votre interface HubSpot ;
- Choisissez Créer une nouvelle facture ;
- Sélectionnez le devis, ou la transaction associée ;
- Vérifiez les informations et envoyez ;
- La dernière étape est facultative, mais vous pouvez ajouter un lien de paiement intégré pour faciliter le règlement.
Relances et suivi automatisés
Courir après les paiements est un processus long, fastidieux et souvent peu confortable. Avec HubSpot, vous pouvez paramétrer vos relances automatiques selon différents critères :
- Envoi de rappels avant et après la date d’échéance ;
- Notification des équipes internes en cas de retard ;
- Suivi des paiements en temps réel.
De telles automatisations permettent une vraie économie de temps pour les équipes financières, un bénéfice de plusieurs heures par semaine.
Paiements : rapides, flexibles, intégrés
La collecte du paiement ne devrait être un casse-tête pour personne et HubSpot en est convaincu. Les fonctionnalités permettent donc de fluidifier ces processus.
Paiements uniques et récurrents
Vous pouvez :
- Accepter des paiements via différents canaux, tels que les cartes bancaires, les virements, ou d’autres moyens tels que Stripe par exemple ;
- Configurer des paiements récurrents pour les abonnements, avec une facturation automatique, à la fréquence déterminée (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
Ce que cela signifie, c’est que les business modèles fondés sur l’abonnement sont compatibles avec la mise en place de HubSpot. Toute la gestion des abonnements est intégrée au cœur du CRM, plutôt que dans un outil séparé.
Liens de paiement partout
Vous pouvez générer des liens de paiement personnalisés, dès lors vous pouvez les envoyer par email, les intégrer dans vos factures et pourquoi pas les partager sur le site web. Cela simplifie la vie de vos clients tout en améliorant le nombre de paiements parvenus en temps et en heure.
Mesure des performances et prise de décision
L’enjeu de la plateforme qui optimise vos devis, vos factures et vos paiements ne se limite pas à la praticité ou l’efficacité de sa solution. Il est indispensable qu’elle soit en mesure de vous accompagner dans le pilotage et l’analyse de vos données.
Tableaux de bord unifiés
HubSpot offre une visibilité complète et fournit des rapports détaillés :
- Le nombre de devis envoyés, acceptés ou refusés ;
- Le temps moyen entre l’envoi du devis et le paiement ;
- Les prévisions de revenus basées sur vos ventes et paiements à venir.
Rapports automatisés
Une autre possibilité des plus pertinentes, c’est l’automatisation des rapports hebdomadaires ou mensuels sur :
- Le chiffre d’affaires généré ;
- Les factures en retard ;
- Les paiements manquants ou récurrents.
Avec un niveau de transparence aussi élevé, la prise de décision est simplifiée et la stratégie se dessine clairement, orientant vos équipes vers les opportunités les plus rentables.
Deux exemples concrets de gains d’efficacité
Cas 1 : une PME qui propose des services B2B
Le processus avant la mise en place de HubSpot est le suivant :
- Création manuelle de devis sous word (ou excel) ;
- Envoi du devis par email ;
- Génération de la facture sur un outil externe ;
- Enregistrement manuel du paiement.
Avec HubSpot, le processus se simplifie :
- Devis généré et envoyé en 10 minutes via les données CRM intégrées ;
- Paiement via le même lien que le devis ;
- Automatisation des factures récurrentes.
Le résultat est sans appel, la phase de création du devis est largement réduite, le cycle devis vers paiement est simplifié et accéléré et les erreurs de saisies presque réduites à néant.
Cas 2 : Startup SaaS à abonnement mensuel
Les équipes financières profitent d’une réduction massive des tâches administratives mensuelles par la gestion native des abonnements et paiements récurrents. La visibilité sur le pipeline est dégagée et la projection des revenus récurrent précise et accessible aisément.
Les bonnes pratiques qui fluidifient le cycle de vente
Nous vous livrons une checklist très simple, applicable dès à présent pour commencer à transformer la dynamique de votre cycle de vente :
- Centralisez vos données clients : le CRM doit tous les abriter afin d’éviter les doubles saisies ;
- Automatisez la génération de devis : si un deal atteint un certain stade dans le pipeline, le devis doit automatiquement se mettre en place ;
- Incluez des liens de paiement dans les devis et les factures : un petit rien pour un vrai changement, plus professionnel, plus facile, plus convaincant ;
- Activez les relances automatiques pour les factures impayées : rien ne doit vous échapper et vos équipes ont une plus forte valeur ajoutée ;
- Analysez régulièrement vos rapports : vous décelez alors les éventuels goulets d’étranglement et pouvez apporter les ajustements rapidement.
Conclusion
Optimiser le cycle de vente, depuis la création du devis jusqu’à la réception du paiement n’est plus une option pour rester compétitif. La nécessité est réelle !
Les outils modernes tels que HubSpot sont une opportunité de centralisation de l’ensemble des étapes au cœur d’une plateforme unique, d’automatisation des tâches répétitives et de réduction des erreurs humaines, tout en offrant une meilleure expérience à vos clients.
Commencez à transformer votre processus commercial en profondeur, une optimisation qui révolutionnera l’organisation de vos équipes, le parcours de vos client et in fine, les performances de l’entreprise.
